Pour avoir plus d’information sur mon défi des 5 jours : organiser son bureau, c’est expliqué ici dans mon article précédent
Youhou ! J’ai enfin monté ma bibliothèque.
J’avais acheté cette bibliothèque en même temps que les autres meubles dédiés à mon espace de travail, mais j’ai laissé le meuble le plus facile à monter pour la fin et puis j’ai eu d’autres activités qui se sont intercalées et j’ai donc remis son montage à plus tard, jusqu’à ce soit devenu vraiment énervant de voir toutes ces pièces de la bibliothèque qui traînaient partout ! C’était vraiment nécessaire de m’y mettre…
Je suis trop contente d’avoir lancé ce défi de 5 jours 😀
Maintenant, c’est fait, le bureau semble déjà mieux rangé. Je suis bel et bien en route vers un espace de travail organisé et productif.
Je me suis aussi procuré une boîte à intrants, c’est-à-dire une corbeille à courrier à trois étages.
La méthode GTD (Get Things Done) de David Allen conseil de s’en procurer.
Organiser son bureau : les bacs à courriers
Les bacs à courriers servent de boîtes de réception, boîte de sortie et de boîte pour les travaux en cours.
C’est vrai que nous sommes à l’air du numérique, mais les documents papier existent toujours. Il faut donc un système pour les gérer.
D’après David Allen, tout ce que vous nommez vous appartient. Par contre, tout ce que vous gardez sans nommer vous possède !
Il préconise d’acheter une étiqueteuse (et de ne la prêter à personne !). Je vais donc m’en procurer une le plus rapidement possible.
Dans sa méthode, il dit qu’il faut faire un grand nettoyage une fois par an.
On a tous le droit de prendre une journée par an pour faire le grand nettoyage de son bureau et de son ordinateur.
L’objectif de ce désherbage, c’est de désencombrer son espace physique et mental.
Et lorsqu’on est exhaustif dans son rangement, cela nous donne une maîtrise sur notre vie et sur notre travail.
Méthode de la boîte à intrants pour bien organiser son bureau :
Boîte d’entrée :
Tout objet ou tout document dont nous allons devoir nous occuper devront être placés dans la boîte d’entrée.
Si la boîte est trop petite pour l’objet : il faudra le noter sur une feuille que l’on placera dans la boîte d’entrée avec la date du jour.
Ensuite, lorsque vous allez traiter vos intrants, vous allez vous demander quelle est la prochaine action à exécuter concernant cet intrant. Cela semble facile comme cela, mais cela requiert de travailler vite et bien. Et parfois, la réponse n’est pas évidente. Il faudra un peu de réflexion.
Boîte en cours :
Certains intrants rentreront dans la catégorie : « il n’y a rien à faire pour le moment ». Ex. : une invitation.
Dans ce cas-là : il y a deux options :
Soit, on le mettra dans la catégorie, un jour peut-être, soit un rappel dans son agenda.
Pour les documents de références, vous les étiquetterez et les mettrez dans une chemise de votre caisson à dossiers suspendus.
Par contre si l’intrant demande une action : vous devrez vous poser la question : quelle est la prochaine action à accomplir ? C’est primordial.
Par exemple si vous mettez : « ranger garage », ce n’est peut-être pas vraiment la prochaine action, il y aura peut-être un objet encombrant que vous voudriez donner à quelqu’un, donc la prochaine action, sera d’appeler cette personne !
En fait, la prochaine action doit être une action physique à exécuter. Si vous ne savez pas encore quelle est la prochaine action à exécuter, c’est que vous n’avez pas encore mis les mains dans le cambouis !
Boîte de sortie
Et une fois que l’action suivante est définie, il y a trois options qui se présentent à vous :
- Faites là
- Déléguez là
- Différez là
Les tâches à différer auront besoin d’être structurées dans votre système personnel.
Pour les tâches que vous avez identifiées, mais qui ne met pas fin à votre engagement, vous aurez donc besoin d’un rappel.
Vous dresserez donc une liste de projets qui vous rappellera ces éléments en attente.
David Allen appel cela : « des boucles ouvertes ».
Que pensez-vous des bacs à courriers ? Pensez-vous que cela à une utilité ? Dites-le-moi dans les commentaires, je serai heureuse d’échanger avec vous !
