GTD : la méthode de productivité par excellence !

GTD vient du titre anglais du livre : Getting Things Done.

J’ai réussi mon défi ! J’ai bien lu le livre de David Allen d’une traite cette semaine. 😀

La méthode ne m’a pas semblé si compliquée que cela finalement… J’avais des appréhensions négatives qui finalement se sont avérées non fondées.

C’est vraiment une technique qui me parle et qui est bienveillante pour la personne qui l’utilise.

Cette approche me semble être un bon moyen de faire le ménage dans ses méninges. Elle m’a fait penser au livre de Marie Kondo qui enseigne une technique radicale sur le rangement de la maison !

Rien à voir, vous allez me dire !

Mais si !

Les deux auteurs vous proposent de rassembler dès le départ et en un seul endroit tous les objets (Marie Kondo) ou tous les projets (David Allen); c’est ce qui va vous permettre, dans les deux techniques, de démarrer la procédure.

Revenons à la méthode GTD 🙂

David Allen propose que vous rédigiez une liste de tous les projets que vous avez en tête pour comprendre ce qui vous turlupine.

Oui mais attention !

Pour lui, tout projet en suspens est une boucle ouverte qui vous lancine et vous empêche d’évoluer.

Pour illustrer ceci, voici un exemple : vous avez pris un engagement envers vous-même de ranger votre cave. Donc chaque fois que vous passez devant la porte de celle-ci, ou que quelqu’un prononce le mot « cave » vous l’entendez, vous dire : range-moi ! Au point qu’inconsciemment, vous évitez même de passer devant 😀

Et toutes ces petites choses que vous en soyez conscient ou non (!) vous empêchent d’être créatif, car votre cerveau est fait pour avoir de nouvelles idées et non pas pour les garder.

La première étape de la méthode GTD va vous aider à refermer toutes ces « boucles ouvertes » qui sont des projets en suspens afin que vous puissiez vous concentrer de manière plus détendue sur vos objectifs prioritaires.

Voici la définition d’un projet, dans le contexte de cette méthode : c’est un résultat que vous voudriez atteindre en moins d’un an et qui exige plus d’une action.

On peut résumer la méthode GTD tout simplement comme ceci:

1) Créer des listes
2) Utiliser un agenda
3) Procéder à leur révision hebdomadaire

Voici plus en détail les étapes de la méthode :

Listes et Agenda selon la méthode GTD :

Créer une liste « projets »

Vous devez voir votre liste de projets comme une compilation de lignes d’arrivée.

C’est votre index.

Sur cette liste même des questions mineures y figureront.

Exemple. : la préparation d’une conférence, mais aussi votre rendez-vous chez le dentiste…

Il précise que l’on ne fait pas des projets, mais que l’on exécute des actions qui y sont liées.

Il faut donc aussi :

Créer une liste « des prochaines actions »

Vous la remplirez au fur et à mesure que votre liste projets s’élargit.

À chaque nouveau projet, vous devez vous demander :

« Quelle est la prochaine action à accomplir pour ce projet ? »

Exemple : Appeler monsieur X.

Le choix de l’action suivante est donc fondamental. Cela permet d’être toujours orienté vers la concrétisation de votre projet. Même si vous ne l’exécutez pas tout de suite, votre cerveau ne vous le rappelle pas sans cesse.

Il est rassuré !

Si vous avez plus de 50 actions, vous pouvez commencer à les classer par contexte.

Exemple :

• Appels téléphoniques
• Devant l’ordinateur
• Au bureau
• À la maison
• Ordre du jour
• Lors des courses (ex. : passer à la banque, acheter des graines pour la perruche,…)
• Surfer sur Internet

À chaque fois, que vous vous retrouverez dans une des situations citées ci-dessus, vous vous référerez à la liste correspondante afin de voir ce que vous pourriez faire d’utile pour avancer sur vos projets.

Et la même chose, si vous avez 15 minutes de libre avant de rentrer en réunion par exemple, vous avez un peu de temps pour passer un appel, surfer sur internet. Vous pouvez donc vous référer à votre liste du même nom.

Remarque :

Si l’action :

• prend moins de 2 minutes, faites-la tout de suite.
• doit être faite à un moment précis, notez-la dans votre agenda.
• est à exécuter dès que possible, inscrivez-la dans la liste des prochaines actions.

L’utilisation particulière de l’agenda selon la méthode GTD

On inscrit dans l’agenda uniquement :

• Les actions à faire à une heure donnée. Exemple : un rendez-vous.
• Les actions à faire un jour donné. Exemple : rappeler quelqu’un.
• Les informations à revoir un jour donné. Exemple : plan d’accès pour un rendez-vous.

Contrairement à la liste des prochaines actions qui contient tous les rappels d’actions, tout ce que vous mettez dans votre agenda ne peut pas être déplacé, cela doit être fait ce jour-là.

Remarque :

Pour vos tâches du jour, vous pouvez faire une petite liste informelle extraite de votre liste des prochaines actions.

Mais il ne faut pas s’attendre à réussir à exécuter ces tâches aujourd’hui car il se peut qu’il y ait un imprévu et qu’il ne soit pas possible de les exécuter en temps et en heure.

En ayant retranscrit une petite liste, vous ne serez pas obligé de repousser les tâches non accomplies au lendemain dans votre agenda ce qui peut être psychologiquement difficile de devoir repousser encore et encore, jour après jour, les tâches en attente.

Vous ne vous sentirez pas mal. Vous pouvez, jeter la petite liste. Toutes les tâches se trouveront de toute façon dans la liste des prochaines actions.

La liste des projets en attente

C’est le parking des projets impossible à démarrer tout de suite.

On peut aussi créer des listes de projets en attente liés à un type particulier d’activités.

Exemple :

• Livres à lire
• Vins à déguster
• Recettes à essayer
• Week-ends à organiser

Ces listes favorisent selon l’auteur l’exploration créatrice.

Après avoir créé vos listes et avoir bien vidé votre cerveau de toutes vos boucles ouvertes, vous allez procéder à votre révision hebdomadaire.

Si vous travaillez 5 jours semaine de 9 h à 17 h, David Allen propose que vous vous bloquiez 2 h le vendredi après-midi pour vous adonner à cette tâche.

La révision hebdomadaire selon la méthode GTD:

1) Vous passez en revue votre agenda : vous supprimez ce qui est fait. Cela procure un sentiment de satisfaction.

2) Vous revoyez vos listes des prochaines actions et vous les mettez à jour.

3) Vous revoyez vos listes des projets en attente et vous les mettez à jour.

Lorsque vous remettez à jour vos listes, vous allez renégocier les accords que vous avez avec vous-même et avez avec les autres.

Le passage à l’action : Comment choisir ce qu’il faut faire ?

Voici plusieurs modèles qui vont vous aider dans vos choix.

Modèle à 4 critères pour faire des choix d’action à chaud

Vous allez d’abord passer en revue les 3 contraintes qui ne vous lâchent jamais : le contexte, le temps disponible, l’énergie disponible (ce sont les 3 premiers critères).

Et ensuite, compte tenu de ces 3 contraintes, demandez-vous quelles actions va vous faire le plus avancer.

Autrement dit quelle est votre priorité ? (4ème critère)

Exemple : Vous êtes au bureau, vous avez 1 heure devant vous, votre énergie est de 7/10. Allez-vous rappeler un client ? Votre conjoint ? Traiter vos emails ?

Vous allez donc interroger votre intuition en fonction de vos priorités.

Le triple modèle d’identification du travail quotidien

Lorsqu’on travaille, selon David Allen, on fait une des 3 choses suivantes :

• un travail prédéfini : on travaille sur notre liste des prochaines actions.
• le travail qui se présente : on estime que l’imprévu est plus important que tout le reste.
• on définit le travail à faire : on gère les intrants, on fait ce qui ne dépasse pas deux minutes, on jette, on archive, on identifie les actions à faire plus tard et on complète les listes correspondantes.

Le modèle à six niveaux pour réviser votre propre travail

Vos priorités doivent inspirer vos choix de passage à l’action. Et pour cerner vos priorités, vous devez savoir en quoi consiste votre métier.

Voici les 6 points de vue différents pour le définir :

1) Rez-de-chaussée : Actions en cours. Ex. : coups de fil, mails, courses…

2) Horizon 1 : Projets en cours. Ex. : organiser une conférence, aller chez le dentiste…

3) Horizon 2 : Domaines de responsabilités et d’intérêts. Ex. : épanouissement du personnel, santé, finances, maison…

Ce ne sont pas des lignes d’arrivée à franchir, mais des critères pour évaluer vos expériences, vos actions.

4) Horizon 3 : Buts. Objectifs à 1 ou 2 ans au niveau professionnel et personnel. Cela vous permet d’augmenter ou de diminuer certains aspects de votre vie, car vous avez réfléchi à ce que vous vouliez vraiment accomplir dans votre vie.

5) Horizon 4 : Perspective. Objectifs à 3 ou 5 ans. Ex. : changement de carrière, de style de vie…

6) Horizon 5 : Raisons d’être et principes. Qu’est-ce qui compte vraiment pour vous ?

Les différents horizons vont vous servir de référence pour vous rappeler les différents enjeux de vos engagements et de vos tâches. Cela vous donnera donc une très bonne indication sur la prochaine action à exécuter en fonction de vos priorités.

La planification naturelle :

L’identification des projets, la création des listes des prochaines actions, des actions en attentes et la revue hebdomadaire. David Allen appelle cela l’approche horizontale.

C’est simple et cela donne déjà de solides résultats.

Il rappelle également une approche plus verticale qui est celle que l’on utilise naturellement.

Et parfois, lorsqu’on est pris dans le feu de l’action, on en oublie certaines étapes essentielles !

C’est la planification naturelle.

Voici les étapes de la planification naturelle d’un projet :

Ce que notre bon sens nous dit, même lorsqu’on va réserver un restaurant :

1) Définition de la raison d’être et des principes.
Ex. : Passer un bon moment entre amis.

2) Perspectives générales et visualisation.
Ex. : On s’imagine dans l’ambiance décontractée d’un restaurant.

3) Brainstorming.
Ex. : lequel choisir, quel jour allons-nous y aller… ?

4) Structuration.
Ex. : est-ce qu’il est ouvert ce jour-là ?

5) Identification des actions suivantes.
Ex. : j’appelle pour réserver une table.

Lorsque vous êtes bloqués sur un projet, vous pouvez vous repasser ces 5 étapes en tête.
Vous aurez les idées plus claires par rapport à la ligne d’arrivée et le moyen de la franchir.

La méthode GTD en quelques mots :

Dans un premier temps, vous allez créer une  » liste projets  » où vous énumérerez tous vos projets. Ensuite, vous vous créez une  » liste des prochaines actions « , où vous noterez au fur et à mesure les actions concrètes à effectuer pour vos projets.

Vous n’utiliserez votre agenda uniquement pour les choses qui ne peuvent pas être déplacées.

Ensuite, vous faites une révision hebdomadaire de vos listes et de votre agenda. Vous en profitez pour renégocier les accords que vous avez avec vous-même et avez avec les autres.

Lorsque, vous passez à l’action d’une part vous identifiez vos priorités en fonction de vos valeurs en utilisant l’un des modèles à plusieurs étapes expliqués dans l’article.

Pour terminer, vous n’oublierez pas la méthode de planification naturelle pour toujours avoir les idées claires sur la raison qui vous pousse à faire ce que vous faites.

Et voilà, l’essentiel de la méthode GTD 🙂

J’espère que cet article vous sera utile !

Pour ma part, je compte bien m’en inspirer pour améliorer ma productivité et passer à l’action afin de refermer toutes « ces boucles ouvertes » qui me grignote de l’intérieur sans que je m’en rende compte !

(En finissant cet article, je referme déjà une belle boucle 🙂 )

Mon défi pour la semaine prochaine : mettre la méthode GTD en pratique. Je vous expliquerai ce que j’ai expérimenté lors de sa mise en place et quel soulagement cela procure de « vider son cerveau » !

Bonne semaine !

Que pensez-vous de la méthode du GTD ? Seriez-vous prêt à faire des listes de projets, des listes des prochaines actions ?

Dites-le-moi dans les commentaires.

Cela me ferait plaisir d’échanger avec vous !