Méthode kanban : les Post-its de couleurs et le tableau blanc

Méthode kanban : vignette

Kanban veut dire étiquette en japonais

La méthode Kanban est une méthode qui a été inventée par Toyota dans les années 50. Elle a permis à cette enseigne de produire en fonction de la demande plutôt qu’en fonction de l’offre.

Aujourd’hui, cette méthode est utilisée en gestion de projets.

C’est une méthode très visuelle et évolutive.

Et c’est justement, l’aspect coloré et pratico-pratique qui m’a attirée vers cette méthode !

Porte avec des Post-its : méthode kanban.

Personal Kanban

Pour écrire cet article, je me suis concentrée sur le livre « Personal Kanban » (Visualisez votre travail | Pilotez votre vie) qui est un livre écrit par : Jim Benson et Tonianne Barry.

Je me suis intéressée à ce livre, car il correspond plus au thème de mon blog qui traite de productivité personnelle plutôt que de travail d’équipe.

La méthode est vraiment très simple et chacun pourra l’adapter à sa situation.

Post-its sur une fenêtre. Illustre la méthode kanban.

Le matériel nécessaire :

  • Un tableau blanc
  • Des feutres
  • Des Post-its

Sur le tableau blanc, vous allez tracer 3 colonnes :

Titres des colonnes :

  • Prêt
  • En cours
  • Fini

On pourra rajouter si on le souhaite d’autres colonnes :

Par exemple :

  • une colonne parking, pour les tâches en attente.
  • Une colonne aujourd’hui pour les tâches que l’on veut accomplir le jour même (logique 😀 ).

Après avoir changé trois fois d’endroit, mes Post-its ne collent pas bien…ou c’est le mur qui ne se laisse pas faire ! Finalement, j’ai trouvé une place toute choisie, juste à côté de moi sur mon bureau.

Des post-its sur un bureau pour illustrer la méthode kanban.

En effet, si on n’a pas de tableau blanc : un mur, une fenêtre, un bureau ou un frigo feront bien l’affaire !

La méthode Kanban repose sur deux principes : la visualisation et la simplicité.

  • Grâce à cette méthode, vous allez pouvoir visualiser d’un coup d’œil l’ensemble des tâches.
  • Vous allez délibérément limiter le travail en cours afin de ne pas créer de goulot d’étranglement.

C’est très simple à mettre en place et à peine les Post-its placés vous allez déjà y voir plus clair.

La méthode parait trop simple en apparence, pourtant selon les auteurs, elle donne, des résultats spectaculaires !

Ils disent aussi que pour pouvoir contrôler votre travail, vous devez d’abord le comprendre.

Et ce tableau permet d’y arriver grâce aux principes de visualisation et de simplicité.

Le personal Kanban doit s’adapter à nous et à notre façon de fonctionner et pas l’inverse.

C’est un processus qui n’aime pas les règles !

Le but du Personal kanban c’est de créer son propre système…

… et de refuser les méthodes déjà toutes prêtes des autres.

Le principe des Post-its

Selon ces auteurs, ni notre mémoire, ni nos listes de tâches ne gèrent bien notre travail.

Je ne suis pas tout à fait d’accord, j’aime bien les listes de tâches ! Cela décharge à fond.

Mais ce qu’ils disent aussi, c’est que lorsqu’on écrit une tâche sur un Post-it, celui-ci représente la tâche de manière tangible. Et lorsqu’on le déplace d’une colonne à l’autre on visualise l’avancement de notre travail.

Cela revient à transformer une idée en un « objet » tangible (le Post-it) qui évolue vers sa destination.

C’est quelque chose qui nous procure une sensation d’avancement, d’accomplissement.

Ce qui rend le processus agréable.

Des Posts-its et un stylo : pour illustrer la méthode kanban.

Pour savoir ce qu’il faut écrire sur les Post-its, vous allez réfléchir:

  • Au « quoi » ?
  • Au « comment » ?
  • Au « qui » ?

… de chaque tâche.

(Et pour plus de détails, vous pouvez vous référer à la méthode QQOQCP.)

Les étapes de la méthode kanban :

Vous allez :

1. Établir votre backlog : c’est le terme qu’ils utilisent pour : l’ensemble des tâches à accomplir.

2. Écrire toutes les tâches sur des Post-its séparés ! Waouwww cela parait énorme…

3. Une fois les Post-its remplis, vous les placerez à côté du tableau blanc.

4. Les premiers Post-its (tâches prioritaires) seront placés dans la première colonne « Prêt ».

5. Ensuite, vous déplacerez les Post-its, d’une colonne à l’autre.

6. Vous déciderez quand vous déplacerez le post-it dans la colonne « En cours ». Vous le ferez uniquement lorsque vous vous sentirez prêt.

7. Lorsque les étiquettes arriveront dans la colonne « Fini », cela procurera une sensation de bien-être qui répondra à un besoin de clôture de votre cerveau.

8. La dernière étape, c’est de faire une rétrospective afin de pouvoir vous améliorer.

Pour bien utiliser cette méthode, il est impératif de limiter le nombre de tâches à effectuer en même temps.

C’est aussi, un conseil de vie que les auteurs ont envie de communiquer.

Dans le livre on compare le travail à une autoroute, s’il y a trop de voitures, il va y avoir un embouteillage !

Et toute la circulation va être ralentie.

Embouteillage de voitures : chaque voiture représente une tâche. S'il y en a trop, cela va provoquer un embouteillage.

Il faut aussi être flexible, car on ne contrôle pas tous les imprévus. Il sera toujours temps de modifier et d’améliorer votre système.

Que pensez-vous de ce système ? L’avez-vous déjà utilisé ? Dites-le-moi, dans les commentaires, cela me fera plaisir d’échanger avec vous !

Si vous avez aimé cet article, n'hésitez pas à le partager :-)

Commentaires

  1. Tout article est vraiment clair. J’utilise cette méthode de productivité avec les élèves que je coach lorsqu’ils manquent d’organisation. Les systèmes de productivité personnelle sont aussi tout à fait adaptables à la scolarité 🙂

    1. Merci Angie 😀 Oui et c’est une bonne idée d’apprendre cela jeune… en plus 😀

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